Riitta Lehikoinen
Managing Consultant, CEO
Osa yrityksistä asettaa ulkoistamishankkeilleen strategiset tavoitteet. Hyvä näin.
Näistä yrityksistä osajoukko tarkentaa tavoitteet konkreettisiksi ja mitattaviksi. Vielä pienempi osajoukko mittaa hyötyjä jälkikäteen ja vertaa tuloksia strategisiin tavoitteisiin. Kokemukseni perusteella uskon, että ulkoistamisen hyötyjä mittaavia yrityksiä on alle 10 %.
Toinen osa yrityksistä ulkoistaa, koska se on yleinen tapa ja niin on tehty ennenkin. Omat nykyiset kustannukset saattavat olla tiedossa vain suunnilleen ja laatua ei aktiivisesti mitata, saati kehitetä. Tämä yritysjoukko ei näe tavoitteita ja mittaamisia kovinkaan tarpeellisina.
Jos konkreettisia tavoitteita ulkoistamishankkeen alussa ei ole asetettu, on hyvä edes jälkikäteen miettiä ulkoistetun palvelun tarkoituksenmukaisuutta.
Miten sitten määritellä konkreettisten hyötyjen toteutuminen?
Jos konkreettisia tavoitteita ulkoistamishankkeen alussa ei ole asetettu, on hyvä edes jälkikäteen miettiä ulkoistetun palvelun tarkoituksenmukaisuutta. Tämä onnistuu vertaamalla ulkoistetun palvelun toimivuutta ja kokonaiskustannuksia yleisesti käytettyihin tavoitteisiin.
Keskittyminen ydinliiketoimintaan
Kun miettii koko palveluketjua ja siitä ulkoistettua osaa, kannattaa arvioida onko ulkoistuksen kohde rajattu oikein ja ovatko yritykseen jääneet työt oikealla tasolla. Tavoite toteutuu, kun yrityksen resurssit on vapautettu tukemaan ydinliiketoimintaa ja pieneltä osin johtamaan sekä kehittämään ulkoistettua palvelua liiketoiminnan tarpeita vastaavaksi.
Kustannusten alentaminen
Kustannusvertailu on mahdollista vain, jos kohdealueen kokonaiskustannukset ovat tiedossa. Usein tähän pitää tehdä vähän töitä, mutta palkkiona saa realistisen kustannustiedon pohjaksi hyötyjen arvioinnille. Kokonaiskustannusta nostavat muun muassa prosessien päällekkäisyydet ja piilokustannukset. Mikä onkaan arvion loppusumma, sitä kannattaa verrata omien kokemusten ja referenssien kautta ulkoistetun palvelun arvoon. Löydösten lopputuloksena saattaa olla tarve tehostaa prosesseja, muuttaa ulkoistamisen rajausta tai jonkin ulkoistetun palveluosan sisäänotto.
Erikoisosaamisen saatavuuden varmistaminen
Kaikkea erikoisosaamista ei ole mahdollista hankkia yritykseen, eikä erikoisosaamisen ylläpito ole aina kannattavaakaan. Näissä tilanteissa erikoistuneet ulkoistuspalvelujen tarjoajat ovat ratkaisu. Tämänkin tavoitteen osalta voidaan kokea pettymyksiä, jos erikoisosaamisen sijaan palveluja tuottavat alan juniorit. Arviointi tulisikin kohdentaa tarvittavaan erikoisosaamiseen ja sen riittävään laajuuteen sekä syvyyteen. Korjausliikkeet ovat yleensä mahdollisia vain neuvottelujen kautta.
24/7 palvelu
Kustannustehokas ja laadukas 24/7 palvelu on mahdollista vain riittävän volyymin kautta, mihin harva yritys yksin yltää. Ulkoistuspalvelujen tarjoajille ympärivuorokautinen palvelu on mahdollista järjestää. Palveluajan pidennys nostaa luonnollisesti kustannuksia, mitä on hyvä verrata liiketoiminnan saamaan hyötyyn toteutuneiden palvelusuoritteiden kautta. Mahdollinen epäsuhta palveluajassa ja kustannuksessa vaatii neuvotteluja.
Jotta tavoitteiden vertaaminen konkreettisiin hyötyihin ei olisi liian helppoa, pari askelta syvempi tarkastelu antaa lisähaastetta. Ulkoistettu palvelu on yleensä kokonaisuus ja siinä kokonaisuudessa voi olla yksi tai useampi osa, jotka kannattaa organisoida muuten kuin ulkoistamalla. Porkkana: tavoitteet ja nykytilan tuntemalla teet jatkossa parempia päätöksiä!
