Ulkoistamista on monenlaista. Tavallisin on selkeiden tehtävien selkeä siirtäminen selkeästi organisaation ulkopuolelle, mutta tämä ei tarkoita, etteikö muunkinlaista ulkoistamista olisi.
Otetaan esimerkkinä uusiutuminen. Moni organisaatio ymmärtää, että sen täytyy pyrkiä tähän, koska uusi aika vaatii uusia kujeita – asiakaskokemuksissa, organisaation rakenteissa, strategiassa. Samalla moni kamppailee tämän vaikeuden kanssa. Ei siis ihme että uusiutumistakin yritetään ulkoistaa, joskaan ei aina kovin menestyneesti.
Ongelmia syntyy, kun ei mietitä, mikä osa uusiutumisesta on ulkoistettavissa. Tällöin on helppo ajatella, että siirretään koko ongelma konsultille, ja odotellaan ihmeitä. Kun näitä ei tapahdu, todetaan pettyneesti, ettei uusiutumista voi ulkoistaa, ja jatketaan vanhalla tavalla. Juuri tämä “kaikki tai ei mitään”-ajattelu onkin monen epäonnistuneen muutosprojektin taustalla.
Mutta miksi sitten kannattaa hakea uusiutumiseen ulkoista apua? Eikö olisi parasta hoitaa homma itse? Vaikka ajatus on kaunis, niin sekä tutkimustulokset kuin käytännön kokemukset kertovat, että tämä on vaikeampaa kuin miltä se kuulostaa. Syykin on selvä. Organisaatioiden ja sen toimijoiden keskeinen osaaminen ei ole muuttuminen, vaan tutun ja totutun hyödyntäminen.
Haastavat ulkoistamisprojektit vaativat kykyä toimia asiakkaan mukavuusalueen ulkopuolella.
Meillä on kaikilla koulutusta ja kokemusta, jota haluamme hyödyntää niin pitkään kuin mahdollista, ja organisaatioissa tämä pätee tuhatkertaisesti. Muutos sotii tätä vastaan, ja uusiutuminen vaatiikin monta kivuliasta asiaa: Uusien asioiden oppimista, vanhan osaamisen jättämistä, saavutettujen valta-asemien hylkäämistä. Tällöin ulkoistaminen, eli ulkopuolisen avun hakeminen, voi olla hyvinkin järkevä liike.
Uusiutumisen ulkoistaminen vaatii paljon, kaikilta osapuolilta. Organisaatiolta se vaatii valmiutta päästää irti ja antautua muutokseen, samalla kun sitoudutaan työskentelemään muutoksen kanssa. Konsultilta se vaatii kykyä sekä kuunnella että ajaa jopa kivuliaita prosesseja, myös silloin kun asiakas on vastahakoinen. Molemmilta se vaatii oikean partnerin löytämisen, että haasteeseen voi vastata.
Ja tässä näemmekin ulkoistamisen vaikeuden. Prosessi nähdään usein juuri selkeänä palvelun tarjoamisena, mutta tämä ei ole sen koko kuva. Haastavat ulkoistamisprojektit vaativat juuri kykyä sekä kuunnella että sanoa vastaan, kykyä yhteistyöhön ja kykyä toimia asiakkaan mukavuusalueen ulkopuolella – jotta ulkoistamisen koko potentiaali olisi toteutettavissa.
Ulkoistaminen voi aivan erinomaisen hyvin olla yhdessä tekemistä, sitä että ulkoistetaan mutta osallistutaan. Uusiutumisessa tämä on oikeastaan ainoa tapa. Vaikka moni organisaatio tätä pelkääkin, ja pysyisi mieluummin joko-tai-ajattelussa, on helposti todettavissa että menestyneimmät ulkoistamisprojektit ovat niitä, joissa sisäiset ja ulkoiset toimijat kykenevät molemminpuoliseen nöyryyteen ja siihen yhteistyöhön, joka tästä voi syntyä.
Hyvä ulkoistaminen, kuten hyvä uusiutuminen, ovat yhteistyötä egon tuolla puolen.
Kirjoittajina toimi Timo Erämetsä, Niclas Lindgren sekä Alf Rehn.
