Toimivan kokouksen järjestämisessä on valtavasti seikkoja, jotka on otettava huomioon. Kokouspalveluiden ulkoistaminen on mainio vaihtoehto, joka vapauttaa aikaa ja keskittymistä sille tärkeimmälle, eli itse kokouksen sisällön suunnittelulle.
Viime vuosina moni yritys on käynyt läpi, mihin kaikkeen rahaa kuluu. Suurilla yrityksillä toki on tarvetta pienille neuvotteluhuoneille arkikäytössä, mutta harvan kannattaa käyttää rahaa koulutuspäiviin tai seminaareihin soveltuviin tiloihin – etenkään kun niitä ei voi soveltaa joka tapahtumaan sopiviksi, toisin kuin sitä varten erityisesti suunniteltuja.
– Ei kannata omistaa sellaista, mitä ei käytä, Business Meeting Parkin kaupallinen johtaja Katriina Tammi virkkoo.
Teknologia, tarjoilut ja sijainti
Kolme keskeistä seikkaa, jotka vaikuttavat paitsi siihen, tulevatko osallistujat paikalle ja siihen, miten helposti asiat sujuvat, ovat teknologia, tarjoilut ja sijainti.
– Lokaatio on suomalaiselle kokoustajalle hyvin tärkeä. Huippuagendakaan ei houkuttele ihmisiä, jos paikka ei ole hyvien kulkuyhteyksien varrella, Tammi selittää ja lisää, että toinen tarkkaa suunnittelua vaativa osa kokouksia on tarjoilut. Nykyään erilaisia ruokavalioita on lukuisia, ja virheistä voi koitua paljon harmia.
Teknologian läpikäyminen etukäteen ammattilaisen kanssa varmistaa, että tilassa on kaikki tarvittava, ja se toimii, kun sen tulee toimia.
Turvallisuus
On ensisijaisen tärkeää huomioida kokoukseen osallistuvien mukavuus ja turvallisuus itse tapahtuman aikana. Asiantunteva kokoustila tarjoaa luottamuksellisen ja turvallisen ympäristön yrityksille, sillä kaikki sopimusasiakkaat, henkilökunta ja alihankkijat noudattavat samaa yleistä salassapitovelvoitetta.
– Yritysasiakkaat arvostavat luottamuksellista ympäristöä, se osa yritysasiakkaiden riskien hallintaa, Tammi kiteyttää.
– Toinen asia, jota ei voi korostaa liikaa, on arvostus tilaa kohtaan. Asiakkaat hakevat väljiä tiloja etenkin pandemian jälkeen. Harvalta löytyy sellaisia omasta takaa. Pitää olla luonnonvaloa ja avaruutta, Tammi kertoo ja jatkaa huomauttamalla, miten esimerkiksi hotelleissa kokoustilat on perinteisesti sijoitettu kellarikerrokseen – jonne ei pääse päivänvaloa, mikä vaikuttaa osallistujien jaksamiseen.
Sokerina pohjalla kokoustilojen ulkoistamisessa on se etu, että jos jokin menee vikaan, paikalta löytyy ammattitaitoista henkilökuntaa, joka hymyillen osaa auttaa tilanteessa kuin tilanteessa. Sillä on suuri merkitys sujuvuuden ja turvallisuuden kannalta.
