Yritystapahtuman järjestäminen on paljon enemmän kuin tilan varaaminen ja cateringin valinta. Tapahtuman todellinen arvo piilee vuorovaikutuksessa – siinä, miten se saa osallistujat ajattelemaan, keskustelemaan ja jakamaan ideoita.
– Yritystapahtumissa arvokkain resurssi on osallistujien aika. Perinteiset 45 minuutin luennot ja tauoilla käytävät keskustelut eivät enää riitä – osallistujat odottavat kunnianhimoisia tavoitteita ja aitoa vuorovaikutusta. Jos sisältö ei herätä ajatuksia ja tilaisuus jää paperista lukemiseksi, koko tapahtuma menee harakoille. Osallistujat voivat oikeutetusti kysyä miksi tätä ei järjestetty webinaarina? Yleisön on päästävä osallistumaan, ajattelemaan ja tuomaan esiin omat näkemyksensä, Tapahtumateollisuus ry:n toimitusjohtaja Sami Kerman painottaa.
Ammattilainen kysyy oikeat kysymykset
Harvasta yrityksestä löytyy tapahtumajärjestämiseen erikoistunutta tiimiä, saati henkilöitä joilla olisi kokemusta strategisesti merkittävien tilaisuuksien organisoinnista. Kun kyseessä on tärkeä yritystapahtuma, ulkopuolinen kumppani on arvokas tuki. Ammattilainen osaa kysyä oikeat kysymykset ja hänellä on työkalut, miten tavoitteeseen päästään. Ilman kirkasta visiota tapahtuma voi jäädä puolitiehen ja menetetään merkittävä mahdollisuus vuorovaikutuksen optimointiin.
– Ulkoistamalla tapahtuman järjestämisen osaavalle kumppanille yritys voi keskittyä omaan ydintoimintaansa ja luottaa siihen, että tilaisuus hoidetaan ammattitaidolla. Tämä säästää yritykseltä arvokasta työaikaa, joka muuten menisi lukemattomien yksityiskohtien hallintaan. Ulkoistaminen on tapa vähentää riskejä ja maksimoida tapahtuman onnistuminen ja tavoitteiden saavuttaminen, huomauttaa Kerman.
Yhteistyökumppanin valinnassa kannattaa käyttää aikaa. Tapahtumajärjestäjästä tulee osa yrityksen tiimiä tilaisuuden suunnittelun ja toteutuksen ajaksi, ja siksi on tärkeää, että yhteistyö sujuu mutkattomasti. Luottamus ja avoimuus ovat avainasemassa: yrityksen on uskallettava kertoa tavoitteistaan ja antaa tapahtumakumppanille vastuuta. Kun oikea kumppani löytyy, yritystapahtuma voi olla enemmän kuin pelkkä tilaisuus – siitä voi tulla vaikuttava kokemus.
