Erityyppiset yritystapahtumat nostavat taas päätään. Virtuaalitapahtumien suosio on kasvanut viimeisen parin vuoden aikana, joten nyt jos koskaan livetapahtumien pitää olla kutsuvampia kuin oma sohva tai toimiston neuvotteluhuone.
Ennen kuin järjestät tapahtuman, ota huomioon seuraavat vinkit:
1. Bookkaa tapahtumapaikka ennen päivän vahvistamista
Mikäli kyseessä on isompi tapahtuma, varmista, että haluamasi tapahtumapaikka on vapaana. Mikäli haluat myös livestreamin tapahtumasta, muista varmistaa tapahtumapaikan tekniikka ennen bookkaamista. Kun tapahtumapaikka on vahvistettu, voit lyödä lukkoon päivän sekä osallistujien maksimimäärän.
2. Varaa ohjelmaan aikaa myös vapaalle seurustelulle
Muista, että vaikka tapahtumapäivä täyttyisikin erilaisilla ohjelmanumeroilla, osallistujille tulee varata riittävästi aikaa vapaaseen seurusteluun, vessataukoihin, jonotteluun ja yleisiin siirtymiin. Näiden tarpeiden huomioiminen voi olla yllättäväkin menestystekijä.
3. Selvitä etukäteen mahdolliset ongelmakohdat
Käy läpi osallistujan koko polku konkreettisesti tapahtumapaikan ulko-ovelta lähdön hetkeen asti. Näin pystyt paremmin huomioimaan osallistujan kannalta kaikki pienimmätkin yksityiskohdat, kuten infotiskin tai vessaopasteiden sijainnin, ja vältyt mahdollisilta pullonkauloilta. Samalla saat hyvän kuvan siitä, paljonko henkilökuntaa tarvitset mihinkin tilanteisiin.
4. Brändää tapahtuma
Ideoi tapahtumalle osuva nimi, joka taipuu tarvittaessa myös hashtagiksi. Tapahtumalle kannattaa myös suunnitella oma brändi-ilmeensä aina värimaailmasta logoon saakka. Hyödynnä valittua teemaa kutsuissa, markkinoinnissa, tapahtumamateriaaleissa ja osallistujille personoidussa rekvisiitassa, kuten nimikylteissä. Kehota osallistujia jakamaan tunnelmiaan sosiaalisessa mediassa.
