Matkahallintopalvelut hyödyttävät liikematkustajia ja yrityksiä monin eri tavoin.
Modernit palvelut tuovat yritykselle kustannussäästöjä ja auttavat hallitsemaan matkustuksen poikkeustilanteita.
Liikematkustamisen palveluntarjoajat tuottavat monipuolisia matkustuspolitiikan ja matkahallinnon palveluita, jotka tekevät liikematkustamisesta entistä mutkattomampaa.
– Liikematkustukseen liittyvät riskit ovat varsin moninaisia. Luonnonkatastrofit, äärimmäiset sääilmiöt, tarttuvat taudit, tietoverkko- ja viime aikojen terroristihyökkäykset eri puolilla Eurooppaa ovat karu muistutus uudesta todellisuudesta liikematkustuksen riskienhallinnassa. Missä vain voi tapahtua mitä vain. Ja silti kaikkeen tulisi olla valmistautunut etukäteen, Suomen Liikematkasyhdistys FBTA:n toiminnanjohtaja Sari Viljamaa toteaa.
Fokuksessa turvallisuus
Monilla liikematkojen järjestämiseen erikoistuneilla yrityksillä on hallussaan viimeisin teknologia, joka lisää matkustamisen turvallisuutta ja edistää tiedonvälitystä. Tällainen on muun muassa yrityksen työntekijän sijainnin paikallistava ratkaisu, josta on hyötyä esimerkiksi terroritilanteissa.
Jos matka on varattu omatoimisesti netin kautta tai sattumanvaraisesti suoraan lentoyhtiöiden ja hotellien sivuilta, työntekijä on matkalla oman onnensa nojassa.
Liikematkatoimisto reagoi nopeasti myös matkustajasta riippumattomiin muutoksiin esimerkiksi jatkolennoissa. Tarvittaessa matkustusohjelma on järjestelty uusiksi ennen kuin matkustaja edes tietää tarvitsevansa matkaohjelmansa uudelleenjärjestelyä.
– Liikematkatoimistojen tavoitteena on auttaa yrityksiä hyödyntämään matkustamiseen tehty taloudellinen panostus. Liikematkustajille tämä tarkoittaa, että valitut sopimuskumppanit vastaavat tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla ja että he pystyvät tekemään hyviä valintoja matkustaessaan, Sari Viljamaa jatkaa.
Ohjeista selkeästi etukäteen
Sari Viljamaa muistuttaa, että työnantajalla on huolenpitovelvollisuus työntekijäänsä kohtaan myös työmatkojen aikana. Työnjako on selvä: Ohjeistus on yrityksen vastuulla ja matkustajan vastuulla on toimia ohjeiden mukaisesti.
– Kriisinhallinnan peruskivi on matkustusohje, jossa yritys määrittelee strategiansa mukaiset reunaehdot liikematkustukselle. Matkustusohjeen suhteen kokonaisuutta tulee tarkastella kunkin organisaation yksilöllisistä tarpeista ja lähtökohdista.
Viljamaan mukaan turvallisin ja kustannustehokkain matkustuspolitiikka vastaa yrityksen strategiaa ja on niin selkeä, että matkustajat pystyvät toimimaan oikein suunnitellessaan matkaa, varatessaan matkaa, matkan aikana ja tehdessään matkalaskua.
– Tällöin suurin säästö ei synny lentolippujen mahdollisesta hinnanerosta tai tinkimällä matkatoimiston palvelumaksusta, vaan prosessikustannuksista, Viljamaa painottaa..
