Viime vuosina moni yritys on säästötalkoissaan, yt-neuvottelujen ja organisaatiouudistusten myötä luopunut päätoimisesta matkavastaavasta.
Matkahallinnon rinnalle on joko lisätty muita vastuualueita tai tehtävänkuvasta on luovuttu kokonaan ja työt on jaettu muiden hoidettavaksi miten parhaiten taitavat. Miksi asialla on merkitystä juuri nyt? Siihen on useitakin syitä, joista tässä muutama.
Raha.
Suomen talous on kääntynyt kasvu-uralle, mikä näkyy myös liikematkustuksen kasvuna. Matka- ja edustuskulut ovat usein yrityksen kolmen suurimman muuttuvan kustannuksen joukossa. Vilkastuvan kaupan tai uusien vientiprojektien seurauksena kasvua on odotettavissakin, mutta ilman omistajuutta kustannukset voivat karata käsistä. Satasen säästö muuttuukin tonnin tappioksi.
Vastuu.
Kenen vastuulla on tietää, miten toimia poikkeustilanteissa, kun työntekijöiden henki tai terveys on työmatkalla uhattuna terroriteon tai luonnonmullistuksen vuoksi? Kuka ohjeistaa matkustajat lakkotilanteiden, ylivarausten tai muiden matkustuksen häiriöiden varalle? Työnantajan huolenpito-velvollisuus on voimassa myös työmatkojen aikana. Sujuva tiedonkulku ja selkeät vastuut parantavat matkustavan työntekijän tuottavuutta aina – ja erityisesti silloin, kun matkalla jokin ei mene kuten pitäisi.
Kumppanuudet.
Tämäkin voi kuulostaa tutulta: hankinnan prosessi on viritetty huippuunsa, mutta matka- ja kokouspalvelujen osalta puuttuu se henkilö, jolle kategoriapäällikkö voi luovuttaa tehdyn sopimuksen jalkautettavaksi. Tilanne aiheuttaa hämmenystä paitsi ostajassa, myös myyjässä. Kenen tehtävä on kommunikoida sopimuksen sisältö matkustajille? Kuka seuraa yhteistyölle asetettujen tavoitteiden toteutumista?
Yhteiskunta.
Entä miten EU:sta kumpuava sääntely vaikuttaa? Täyttääkö yrityksen toiminta uuden tietosuojadirektiivin vaatimukset myös liikematkapalvelujen osalta? Vaikuttaako ensi vuonna niinikään voimaanastuva maksupalveludirektiivi käytössä olevaan maksuratkaisuun ja saadaanko ostot jatkossakin siirtymään suoraan matkalaskujärjestelmään?
Harvalla toiminnolla on yhtä paljon sisäisiä sidosryhmiä kuin matkahallinnolla. Yhteisiä tavoitteita on niin HR:n, IT:n, talouden kuin viestinnänkin kanssa, aina yritysjohtoa myöten. Digitalisaatio yhdistettynä osaavan liikematkatoimiston palveluihin mahdollistaa yritykselle sujuvan matkahallinnon prosessin, mutta sille tarvitaan asiantunteva omistaja. Ja kaikki nukkuvat yönsä rauhallisemmin tietäessään, ”kuka meillä vastaa näistä asioista”.
Kirjoittaja Sari Viljamaa on Suomen Liikematkayhdistys ry FBTA:n toiminnanjohtaja.
