Mitä tehdä, kun pitäisi tehdä digiloikka, eikä ollenkaan tiedä mistä aloittaa? Ei ainakaan tilata uutta järjestelmää. Digitointi on asioiden sähköistämistä, mutta digitalisaatiolla tarkoitetaan toimintatapojen muutosta teknologiaympäristöjen yleistyessä. Tarvitaan siis tiekartta ja hyvä muutosjohtamisen suunnitelma.
Tietojärjestelmiä on ostettu ja rakennettu vuosikymmeniä ilman selkeää kuvaa tavoitteista ja lopputuloksesta. Aika erikoinen tapa ostaa ja yrittää hyödyntää kallista infrastruktuuria. Jokainen uusi softa vaatii vanhan korvaamista ja käyttäytymisen muuttumista. Miksi rakennamme verkossa ilman hyviä suunnitelmia, vaikka kukaan meistä ei koskaan tilaisi rakennusta ajatuksella ”nähdään montulla ja pistetään hihat heilumaan.”
Digitalisaation tiekartta ponnistaa kirkkaasta ja konkreettisesta visiosta. Meidän on ymmärrettävä, mitä muutos vaatii käyttäjiltä, kulttuurilta, toimintamalleilta ja vanhoilta järjestelmiltä. Kysymyksessä ei ole alustan tai ohjelmiston käyttöönotto, vaan kokonaisen toimintakulttuurin seuraava versio. Ilman kirkasta visiota suunnistat pimeässä ilman valoja.
Visio on pelkkä harhakuva ilman selkeää investointipolkua perille. Jokainen hyvä organisaatio kaivaa itse kuvan omasta työmaasta. Toki kumppaneista on apua kuten kaikissa projekteissa. Kirjaamalla selkeä tiekartta, tarvittava osaaminen sekä työkalut ja investoinnit saadaan selkeä kuva eri asioiden prioriteeteistä. Kuvaamalla matka pitkälle eteenpäin saadaan selville, mitkä investoinnit tuottavat alussa eniten. Tiekartta on tekijöiden tapaturmavakuutus ja johdon edellytys oikeille päätöksille.
Ketterä kehittäminen. Vaikeat projektit on syytä koota ja kuvata yhtenäisenä hankesalkkuna. Usein omasta muutosorganisaatiostakin saattaa olla apua. Muista pitää liiketoimintajohto mukana ja osallisina! Muuten uuden ja vanhan välillä saattaa tulla ajan kanssa vaikeuksia. Hankesalkussa kannattaa johto koko projektipakkaa ja sitä kautta muutosta tekevää organisaatiota. Ota tekijöiltä käyntikortit pois ja johda omaa ja kumppaneiden porukkaa yhtenäisenä ja saumattomana tiiminä.
Viestintä ja nopeat voitot. Yksikään muutos ei pysy hengissä ilman nopeita tuloksia ja vahvaa viestintää niiden syntymisestä. Johda siis muutosta tarinalla ja avokeittiömäisellä viestinnällä. Hyvä kehityshanke kuuluu kauas organisaation sisällä ja asiakkaillekin.
Digitalisaatiokeskustelusta puuttuu kokonaiskuva, joka haastaa yritykset ja yhteisöt toimintamallien muuttamiseen. Tämä kuvastuu myös kaikissa Suomessa tehtävistä tutkimuksista. Olemme hyviä ottamaan uutta käyttöön, mutta vanhojen ajattelu- ja toimintamallien korvaamisessa riittää kehitettävää.
Digitalisaation kuvitellaan usein tulevan ulkoa ja pelastavan tekemisen tulevaisuuden. Oikeasti kysymys on päinvastaisesta muutosjohtamisesta. Digitalisaation avulla on syytä tehostaa, säästää, kehittää ja kasvattaa yhteisön toimintaa. Siksi teknologioita tärkeämpiä ovat kaikki organisaation sisällä tehtävät muutokset!
Kirjoittaja Ville Tolvanen tunnetaan digitalistina ja Digitalist Group & Network:n perustajana.
