ERP-järjestelmän hankinta on aikaa, pääomaa ja harkintaa vaativa prosessi. On tärkeää vertailla erilaisia ERP-järjestelmiä jotta löydetään omaan yritykseen sopivin. Mutta mitä kaikkea järjestelmävalinnassa tulisi ottaa huomioon? Kokosimme tähän artikkeliin kahdeksan tärkeintä vinkkiä onnistuneeseen ERP-järjestelmän valintaan.
1️⃣ Tarvitsetko apua?
ERP-järjestelmiin perehtynyt konsultti säästää aikaasi, kun sinun ei tarvitse tutustua laajaan tarjontaan itse. Lisäksi vaatimusmäärittely on helpompaa yhdessä ja hän auttaa valitsemaan sopivimmat järjestelmätoimittajat tarjouskierrokselle.
2️⃣ Avoimuus pohjustaa sujuvaa käyttöönottoa
Kerro kaikille organisaatiossasi, miksi järjestelmä hankitaan ja mitä hyötyä siitä ja toimintatapojen muutoksista tulee olemaan.
3️⃣ Tee vaatimusmäärittely huolellisesti
Vaatimusmäärittelyn avulla teet toimittajien esikarsinnan ja projektin lopulla se auttaa käyttöönotossa. Tutki siis yrityksesi prosesseja ja tiimien työskentelyä: Mitä toiminnallisia ominaisuuksia ne tarvitsevat? Mitä hyvää ja mitä haasteita nykyisissä järjestelmissä on? Mitä tarvitsette ehdottomasti ja millainen olisi optimi tilanne?
4️⃣ Esikarsinta: valitse vähintään 5 ehdokasta
Tarkastele järjestelmien soveltuvuutta yrityksellesi ja toimialallesi, järjestelmätoimittajan liikevaihtoa, kannattavuutta, luotettavuutta, tulevaisuutta ja referenssejä sekä järjestelmän skaalautuvuutta.
5️⃣ Vertailukelpoiset tarjoukset
Anna ehdokkaille tietoa yrityksesi prosesseista, tietojärjestelmätarpeista, toiminnallisista vaatimuksista ja nykyjärjestelmien ominaisuuksista. Kysy myös, kuinka kauan käyttöönotossa kestää.
6️⃣ Demossa saat näkymän ominaisuuksiin
Pyydä, että pääset kunkin toimittajan asiakkaalle katsomaan, miten he käyttävät järjestelmää.
7️⃣ Vertaile ja laske investoinnin kannattavuus
Selvitä myös piilokustannukset, joita ovat esimerkiksi ylläpito, uusien lisenssien ja moduulien käyttöönotto, matkakustannukset, laitehankinnat, palvelinkustannukset sekä järjestelmien integraatiot.
8️⃣ Vältä käyttöönoton karikot
Tutustu toimittajan projektipäällikköön ja hänen projektinhallintatapoihinsa. Suunnittele käyttöönotto realistisesti, varaudu viivästyksiin ja muista, että vaatimusten lisääminen tai muuttaminen kesken käyttöönoton hidastaa projektia ja nostaa kustannuksia. Huomioi myös loppukäyttäjät: he tarvitsevat apua eikä heitä saa jättää yksin ratkomaan ongelmia.
Kun yrityksesi johto on sitoutunut, projektitiimi on tehokas, loppukäyttäjien muutosvastarinta on hallinnassa ja liiketoimintaprosessit sekä suunnitellaan uudelleen että niiden suorituskyky mitataan, käyttöönotto onnistuu varmasti.
Lähteet: Logistiikan maailma, Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessi (2017/02), TechRepublic, 7 steps to choosing the right ERP software
