Tapahtumia suunnitellessa energiat ja resurssit ohjautuvat helposti itse tapahtumaan. Mietitään tarkkaan tarjoilut, varataan ja fiilataan sisältöä, laaditaan kutsulistoja ja organisoidaan. Ja hyvä niin. Usein ei jää aikaa tai suorastaan unohtuu paljon energiaa saaneen tapahtuman kotiuttaminen, joka sekin on hyvä suunnitella jo ennen tapahtumaa.
Tällä kotiuttamisella tarkoitan sitä, että mietitään ja jopa lasketaan, tuottiko tapahtuma halutun tuloksen. Tiedossa on investoinnista mm. suunnitellut ja toteutuneet kustannukset. Haasteellisempi asia on mitata tuotoksia ja niiden avulla tapahtuman onnistumista. Tästä jopa kiistellään, miten voi mitata tapahtuman onnistumista ja voiko sitä edes mitata? Asiaa voi tarkastella kolmelta kantilta.
Tapahtuman kotiuttamisen kolme kanttia
Yksi on se, mitä lähtökohtaisesti haettiin. Se syy miksi tapahtuma järjestetään – onko niihin myyntilukuihin, liideihin, oppimiseen tai tunnelmaan päästy ja onko tapahtuma saanut aikaan halutun muutoksen. Toisinaanhan näitä lukuja täytyy odotella, joten nykyaikaa on linkittää tapahtumat asiakashallintajärjestelmään.
Toinen näkökulma on osallistuja. Onko osallistuja kokenut tapahtumassa vietetyn ajan tavalla tai toisella hyödylliseksi. Onko osallistuja kokenut tapahtumakutsun antaman odotuksen täyttymyksen? Onko hän oppinut jotakin uutta? Suosittelisiko hän tapahtumaa ja lupaako saapua uudestaan?
Kolmas näkökulma on järjestämiseen liittyvät asiat. Hoituivatko ne suunnitellusti? Pitikö aikataulu, toimiko tekniikka, oliko tarjoilut tilatun mukaiset, toimivatko isännät suunnitellusti… ja listaa voi jatkaa. Nämä asiat ovat järjestäjän ja alihankkijoiden välisiä asioita, kuten esimerkiksi järjestävän organisaation ja tapahtumatoimiston. Näillä asioilla ei kannata palautekyselyssä piinata osallistujia – sillä itse paikalla olleena tiedät, miten homma hoitui. Käy ne läpi osapuolten kanssa kahdenkeskisesti kehittäen tapahtuman jälkeen.
Piste ii:n päälle
Ennen vanhaan ja edelleenkin hyviin tapoihin kuuluu kiittäminen – eikä tätä asiaa ole vesittänyt edes sosiaalinen media. Päinvastoin – jokainen tapahtuma alkaa kutsulla ja päättyy kiitokseen. Kiitos on sitä jälkimarkkinointia ja se olkoon muutakin kuin palautepatteristo. Se voi olla video, kuvat tai miksei se voisi olla vaikka henkilökohtainen soitto tai postikortti osallistujalle. Olethan saanut osallistujan jakamattoman ajan ja arvokkaan sellaisen. Lisäksi paluuhetki tapahtumaan on arvokas muistamisen ja mieleenpainumisen kannalta. Se on piste i:n, eli onnistuneen tapahtuman päälle.
Helena Wallo
Helena Wallo on intohimoinen tapahtumien puolestapuhuja. Hän on kouluttaja, kirjoittaja, puhuja sekä tapahtuma-alan konsultti. Vuosien varrella Helena on suunnitellut ja järjestänyt lukemattomia tapahtumia.
