Tapahtuma on aina sisällöllinen kokemus kohtaamisia ja elämyksiä.Sisällöllisen kokemuksen punaisena lankana tulisi olla tapahtumalle kirjatut tavoitteet.
Vaatii kykyä ja halua muuttaa tavoitteet osallistujaa kiinnostavaksi kokonaisuudeksi kutsun ensiviestistä jälkimarkkinointiin ja palautekyselyyn saakka. Tavoitteiden mukaisten asioiden käsittely tapahtumassa kaikkia aistikanavia hyödyntäen vaatii myös taitoa. Ainutlaatuista on se, miten käännät tavoitteet sellaiseksi sisällöksi, tarinaksi ja kokonaisuudeksi, että kutsuttu kiinnostuu, saapuu tapahtumaan ja kokee sen hyödylliseksi investoinniksi. Lopullista taitoa on se, että osaat kysyä tavoitteiden kautta syntyneitä kysymyksiä palautekyselyssä.
Kovin usein kysellään tapahtumajärjestäjän sekä alihankkijoiden välisiin suhteisiin liittyvää kuten ’piditkö järjestelyistä tai tapahtumapaikasta’ tai antilempisuosikkini ’oliko ruoka hyvää’. Turhia ei kannata kysyä, koska itse tapahtuman valvojana sinulla on maistikuva ruuasta – oliko se sitä mitä olit tilannut tai kenties muistikuva siitä pitkästä ulko-ovelta baristaan saakka ulottuvasta kahvijonosta. On silmiini pistänyt myös tapahtumia, joissa onnistumisen mittareiksi on nimetty palautekysely!
Liian harvoin ajattelemme, että palautekysely on osa osallistujakokemusta. Joten se tulisi tarjoilla oikein ja sopivan mittaisena. Mieluiten mobiilisti esimerkiksi tapahtumahallinnan työkaluja hyödyntäen. Tapahtumaasi osallistumalla on kutsuttu käyttänyt aikaansa jo jonkin verran, joten kahden viikon jälkeen tullut tivauspatteristo tuskin enää houkuttaa suurempaan vaivannäköön. Aika on yksi niukin resurssi, joten kannatta harkita tarkkaan mitä kysyt.
Tapahtumakin on muutoksen väline, joten olisi kysyttävä tapahtuman aikaansaamaa muutosta. Muutoksen mittaamisen terminologiaa ja kysymyksen muotoilua ovat esimerkiksi ’muuttuiko käsityksesi järjestävästä organisaatiosta’, ’montako uutta asiaa opit’, ’monenko uuden henkilön kanssa keskustelit’, ’lisäsikö tapahtuma sitoutumista järjestävään organisaatioon’. Kysymysten asettelu on erilainen ja toisinaan voidaan käyttää myös itsearviointiasteikkoa kuten ’miettiessäsi osaamista asiasta ennen tapahtumaa ja jälkeen’. Tällaisten kysymysten kautta saat tiedon tapahtuman onnistumisesta. Kun tavoitteena on muuttaa tapahtumalla mielikuvaa organisaatiosta – vain asiaa kysymällä tiedät onnistuitko.
Osallistujakokemus on aina henkilökohtainen. Mielestäni siihen liittyen on korkeintaan kolme yksinkertaista asiaa, joita mitata. Ensimmäinen on ajankäyttö – kokiko osallistuja käyttämänsä ajan tapahtumassa hyödylliseksi. Jos, olet onnistunut. Toinen on ylittikö tapahtuma odotuksesi. Ja tärkein kaikista suosittelisiko tapahtumassasi käynyt tapahtumaasi. Tämä on helppo mitata ja systemaattisesti NPS – asteikkoa käyttäen (Net Promoter Score).
Tärkeintä on hyödyntää kerätty data seuraavan tapahtuman suunnittelussa ja niitä muutoksen mittareita syynäten.
Helena Wallo
Helena Wallo on intohimoinen tapahtumien puolestapuhuja. Hän on kouluttaja, kirjoittaja, puhuja sekä tapahtuma-alan konsultti. Vuosien varrella Helena on suunnitellut ja järjestänyt lukemattomia tapahtumia.
