Vastuu yritystapahtumien järjestämisestä on yleensä sihteerin tai assistentin harteilla. Tässä menestyminen edellyttää onnistumista tapahtumaa toteuttavien yhteistyökumppaneiden valinnassa. Asiakaskunnan verkostoituminen ja parhaiden kokemusten jakaminen lisää painetta laadukkaaseen tapahtumatuotantoon ja edistää koko alan kehittymistä.
Sihteerit ja assistentit ovat tapahtuma-alan merkittäviä vaikuttajia, vaikka ruohonjuuritason valtaa ei alalla aina tiedosteta.
– Tyypillisesti assistentti on kuitenkin se, joka valitsee tapahtuman kriteereihin sopivat vaihtoehdot markkinoilla olevista toimijoista ja esittelee ne esimiehelleen. Päätökset tehdään joko kokonaan tai osittain assistentin näkemyksen perusteella, koordinaattori Taija Uusikumpu ToimistoSissit-verkostosta sanoo.
– Assistentti on myös se, joka saa syyt niskoilleen, jos kaikki ei mene putkeen. Useimmiten assari ei kuitenkaan ole mukana itse tapahtuman toteuttamisessa, joten avaintekijä omassa työssä onnistumiseen on luotettava kumppani, Uusikumpu jatkaa.
Tapahtuma-alan toimijoiden nettisivujen kiillotetun pinnan alta on hankala erottaa jyvät akanoista. Kutsuvat nettisivut upeine kuvineen eivät ole tae palvelun laadusta. Yhteistyökumppanin valinta ainoastaan potentiaalisten toimijoiden itse tuottaman markkinointiviestinnän perusteella on hataralla pohjalla ja riski onnistumiselle.
– Huteja voidaan ehkäistä ja sihteerin tapahtumajärjestelyihin käytettäviä työtunteja vähentää alan ammattikunnan verkostoitumisella. Sitä pyörää ei tarvitse tai ole edes suotavaa keksiä aina uudestaan, Uusikumpu sanoo hymyillen.
Mistä on hyvä yhteistyökumppani tehty?
Yritystapahtumien järjestämisestä vastuussa olevien assistenttien ja sihteerien ammattikunnan keskinäinen sisäpiirin tiedonvaihto vähentää päätöksenteon vaivaa, mutta toimii myös moottorina koko alan kehittämiselle.
– Yrityksen sisällä ei voida toistaa samoja tilaisuuksia vuodesta toiseen, vaan aina olisi tarjoiltava vieraille jotain uutta. Kerran hyväksi havaittu yhteistyökumppani ei välttämättä istu seuraavan tapahtuman luonteeseen. Kun omaa kokemusta ei ole, kokeneen kollegan referenssi vakuuttaa laadusta, Uusikumpu sanoo.
– Mitä laajemmin tapahtuma-alan asiakaskunta pitää yhtä, sitä todennäköisemmin pelistä tippuvat pois toimijat, jotka eivät lunasta lupauksiansa, Uusikumpu jatkaa.
Ruohonjuuritason vaikuttajien keskuudessa yhteistyökumppanin luotettavuus on arvo ylitse muiden.
– Assistentin pitää voida luottaa, että asiat toteutuvat sovitusti. Luottamuksen rakentumisen kannalta avainasemassa ovat vuorovaikutus ja yhteydenpidon säntillisyys. Yhteyshenkilön reagointinopeus, täsmällisyys ja kyky esittää vaihtoehtoisia ratkaisuja ovat ammattimaisen toimijan tunnusmerkkejä, Uusikumpu kuvailee.
– Virheet ovat inhimillisiä, mutta ne on osattava korjata. Kenelläkään ei ole varaa palvella huonosti, sillä asiakaskokemukset leviävät vauhdilla, ToimistoSissien koordinaattori tietää.
